1.1. Niniejszy regulamin określa zasady świadczenia usługi "System Gwarantowanego Odbierania Klientów 24/7" przez WitaLine (zwaną dalej "Usługodawcą").
1.2. Usługodawcą jest firma WitaLine. Kontakt: kontakt@witaline.pl, telefon: +48 732 125 752.
1.3. Usługa polega na udostępnieniu Klientowi automatycznej recepcji (asystenta głosowego), który odbiera połączenia telefoniczne, prowadzi rozmowy z klientami, umawia wizyty, przyjmuje zamówienia oraz udostępnia transkrypcje, nagrania i statystyki w panelu zarządzania.
1.4. Przed rozpoczęciem korzystania z usługi Klient zobowiązany jest zapoznać się z treścią Regulaminu oraz Polityką prywatności.
2.1. Klient — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawarła umowę z Usługodawcą.
2.2. Okres rozliczeniowy — jeden miesiąc kalendarzowy, za który naliczana jest opłata abonamentowa.
2.3. Abonament — miesięczna opłata stała za wybrany plan taryfowy, płatna z góry.
2.4. Saldo prepaid — środki pieniężne na koncie Klienta, z których potrącane są koszty zakupu numeru telefonu oraz minut rozmów powyżej limitu abonamentowego.
2.5. Numer dedykowany — polski numer telefonu (+48) przypisany do konta Klienta, zakupiony przez Usługodawcę w Twilio.
2.6. Limit minut — maksymalna liczba minut rozmów bota w ramach wybranego planu w okresie rozliczeniowym.
3.1. WitaLine oferuje dwa modele rozliczeń:
Klient wybiera liczbę minut od 50 do 5000 za pomocą suwaka. Cena za minutę spada z każdym progiem 500 minut:
| Próg minut | Cena/min netto | Cena/min brutto | Np. miesięcznie netto |
|---|---|---|---|
| 0–50 | 2,00 PLN | 2,46 PLN | 100,00 PLN |
| 51–500 | 1,90 PLN | 2,34 PLN | 950,00 PLN |
| 501–1000 | 1,80 PLN | 2,21 PLN | 1 800,00 PLN |
| 1001–1500 | 1,70 PLN | 2,09 PLN | 2 550,00 PLN |
| 1501–2000 | 1,60 PLN | 1,97 PLN | 3 200,00 PLN |
| 2001–2500 | 1,50 PLN | 1,85 PLN | 3 750,00 PLN |
| 2501–3000 | 1,40 PLN | 1,72 PLN | 4 200,00 PLN |
| 3001–3500 | 1,30 PLN | 1,60 PLN | 4 550,00 PLN |
| 3501–4000 | 1,20 PLN | 1,48 PLN | 4 800,00 PLN |
| 4001–4500 | 1,10 PLN | 1,35 PLN | 4 950,00 PLN |
| 4501–5000 | 1,00 PLN | 1,23 PLN | 5 000,00 PLN |
Dodatkowa minuta ponad wybrany limit liczona jest wg stawki kolejnego progu (np. dla 500 min nadwyżka po 1,80 PLN/min).
Dodatki opcjonalne (doliczane do ceny miesięcznej):
Wszystkie konfiguracje obejmują: asystenta 24/7, widget na stronie, czat tekstowy, transkrypcje i nagrania, panel zarządzania.
Stawki za dodatkowe minuty po wykorzystaniu limitu abonamentowego: START 1,80 PLN/min, GROWTH 1,50 PLN/min, PRO 1,48 PLN/min, LUX 1,23 PLN/min, ENTERPRISE 1,20 PLN/min.
Dla firm wymagających dedykowanego podejścia. Cena ustalana indywidualnie na podstawie:
Opłata wdrożeniowa (one-time): od 299 PLN netto. Wycena na podstawie formularza kontaktowego lub rozmowy.
Wszystkie ceny podane są w PLN. Do cen doliczany jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami: 23% dla firm polskich, 0% (odwrotne obciążenie) dla firm z UE z ważnym VAT-UE, 23% dla konsumentów.
3.2. Klient może zmienić konfigurację w dowolnym momencie z poziomu panelu zarządzania. Zmiana naliczana jest proporcjonalnie.
3.3. Dla konfiguratora Self-Service: płatność z góry za dany miesiąc. Niewykorzystane minuty przechodzą na kolejny miesiąc i kumulują się (rollover). Maksymalny stan rollover wynosi 2× miesięcznego limitu minut — nadwyżka przepada. Rollover jest naliczany automatycznie na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Stan rollover widoczny w panelu zarządzania.
3.4. Dla planu Enterprise: płatność z góry za dany miesiąc + opłata wdrożeniowa jednorazowo. Rollover minut ustalany indywidualnie w umowie. Warunki SLA określone w umowie indywidualnej.
3.5. Połączenie na numer WitaLine (+48 732 125 752) jest standardowym połączeniem na numer komórkowy w Polsce. Koszt połączenia zależy wyłącznie od taryfy operatora dzwoniącego — WitaLine nie pobiera żadnych dodatkowych opłat za samo połączenie. Opłaty abonamentowe dotyczą wyłącznie korzystania z usługi asystenta głosowego.
4.1. Każde nowe konto otrzymuje 50 PLN bonusu powitalnego na saldo prepaid.
4.2. Zakup dedykowanego polskiego numeru telefonu (+48) kosztuje 30 PLN i jest potrącany z salda prepaid Klienta.
4.3. Koszt 30 PLN obejmuje opłatę za aktywację numeru w Twilio (~4 USD) oraz bufor na wahania kursu walutowego. Kwota ta jest ostateczna i nie podlega zwrotowi po aktywacji numeru.
4.4. Klient może doładować saldo prepaid w panelu zarządzania przez Stripe (karta kredytowa/debetowa, Blik) — minimalna kwota doładowania: 50 PLN.
4.5. W przypadku braku środków na saldzie, rozmowy są blokowane do czasu doładowania konta.
4.6. Po rozwiązaniu umowy, niewykorzystane środki z salda prepaid podlegają zwrotowi na wniosek Klienta, pomniejszone o koszty już zrealizowanych usług.
5.1. Rejestracja odbywa się przez formularz na stronie witaline.pl. Klient podaje adres e-mail i ustanawia hasło.
5.2. Klient zobowiązuje się do podania prawdziwych danych oraz aktualizowania ich w przypadku zmian.
5.3. Klient może posiadać tylko jedno konto. Każde konto może zarządzać wieloma firmami (oddziałami).
5.4. Klient zobowiązuje się do zachowania poufności hasła i nieudostępniania konta osobom trzecim.
6.1. Opłaty abonamentowe pobierane są z góry za każdy okres rozliczeniowy. Płatność realizowana jest przez Stripe — kartą kredytową/debetową lub Blik.
6.2. W przypadku braku płatności Usługodawca zawiesza świadczenie usług po 7 dniach od terminu płatności. Po 30 dniach od terminu konto zostaje usunięte wraz z danymi.
6.3. Po przekroczeniu limitu minut w planie abonamentowym obowiązują stawki za dodatkowe minuty (zgodnie z pkt 3.2), potrącane z salda prepaid. W planie Enterprise stawka dodatkowa: 1,20 PLN/min.
6.4. Wszystkie ceny są cenami netto. Do cen doliczany jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7.1. Klient będący konsumentem ma prawo odstąpić od niniejszej umowy w terminie 14 dni od daty jej zawarcia bez podawania przyczyny.
7.2. Aby skorzystać z prawa odstąpienia, Klient powinien wysłać jednoznaczne oświadczenie na adres e-mail: kontakt@witaline.pl lub za pośrednictwem panelu zarządzania (zakładka Ustawienia konta → Usuń konto).
7.3. W przypadku odstąpienia od umowy, Usługodawca zwraca wszystkie otrzymane od Klienta płatności niezwłocznie, nie później niż 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu.
7.4. Klient ponosi koszt za usługi faktycznie wykonane do momentu odstąpienia. Koszt ten wynosi tyle, ile wynosi opłata abonamentowa proporcjonalnie do liczby dni korzystania z usługi.
7.5. Prawo odstąpienia nie przysługuje Klientowi będącemu przedsiębiorcą.
8.1. Usługodawca udziela 30-dniowej gwarancji satysfakcji: jeśli w ciągu pierwszych 30 dni korzystania z usługi bot nie zapisze ani jednego poprawnego kontaktu do klienta, Usługodawca zwraca 100% kwoty abonamentu.
8.2. Aby skorzystać z gwarancji, Klient zgłasza to za pośrednictwem panelu lub e-mail: kontakt@witaline.pl.
8.3. Gwarancja nie obejmuje przypadków, w których Klient nie skonfigurował poprawnie promptu lub bazy wiedzy zgodnie z instrukcją.
9.1. Klient zobowiązuje się do niestosowania usługi w sposób sprzeczny z prawem, w tym do niedokonywania celowych prób obciążenia systemu (asymetria tokenów ElevenLabs vs minut Twilio).
9.2. W przypadku stwierdzenia nadużycia, Usługodawca ma prawo natychmiastowo zablokować konto Klienta bez zwrotu środków.
9.3. Klient ponosi odpowiedzialność za treść promptu systemowego oraz bazy wiedzy skonfigurowanej dla bota.
10.1. Usługodawca dołoży wszelkich starań, aby usługa działała bez przerw, jednak nie gwarantuje 100% dostępności ze względu na planowane przerwy techniczne i czynniki zewnętrzne.
10.2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi ograniczona jest do wysokości opłaty abonamentowej za bieżący okres rozliczeniowy.
10.3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treść rozmów prowadzonych przez asystenta głosowego, która wynika z błędnie skonfigurowanego promptu lub bazy wiedzy przez Klienta.
10.4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych spowodowaną działaniem siły wyższej, błędem Klienta lub awarią infrastruktury zewnętrznych dostawców (Twilio, ElevenLabs, Stripe).
11.1. Administratorem danych osobowych jest WitaLine. Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce prywatności.
11.2. Nagrania rozmów i transkrypcje są przechowywane przez okres maksymalnie 30 dni, po czym są automatycznie i trwale usuwane.
11.3. Klient ma prawo w każdej chwili zażądać usunięcia wszystkich danych powiązanych z danym numerem telefonu za pośrednictwem panelu administracyjnego (zakładka RODO).
11.4. W przypadku usunięcia konta, wszystkie dane Klienta są trwale usuwane w ciągu 30 dni od momentu zamknięcia konta.
12.1. Asystent głosowy WitaLine może korzystać z narzędzi systemowych (MCP — Model Context Protocol) w celu realizacji zadań takich jak: wyszukiwanie firm, zapis danych kontaktowych, sprawdzanie terminów, tworzenie rezerwacji, wysyłka wiadomości WhatsApp oraz przekazywanie rozmów do konsultantów.
12.2. Każde użycie narzędzia jest logowane i widoczne w panelu zarządzania. Klient ma wgląd w historię wywołań narzędzi wraz z przekazanymi parametrami.
12.3. Narzędzia są uruchamiane wyłącznie w kontekście bieżącej rozmowy i wyłącznie na wyraźne żądanie Klienta lub rozmówcy. Asystent nie używa narzędzi bez potrzeby.
13.1. Niewykorzystane minuty z miesięcznego limitu przechodzą na kolejny miesiąc (rollover). Stan rollover jest widoczny w panelu zarządzania.
13.2. Maksymalny stan rollover wynosi 2× miesięcznego limitu minut (np. przy limicie 300 min można zgromadzić max 600 min rollover). Nadwyżka ponad cap przepada z końcem okresu rozliczeniowego.
13.3. Rollover naliczany jest automatycznie na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Historia rollover dostępna w panelu (zakładka Historia).
13.4. W przypadku zmiany konfiguracji w trakcie okresu, rollover jest przeliczany proporcjonalnie. W przypadku przejścia na niższy limit, nadmiarowe minuty rollover (powyżej nowego capu) przepadają.
13.5. Rollover nie dotyczy modelu Enterprise, chyba że umowa indywidualna stanowi inaczej.
14.1. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony. Klient może wypowiedzieć umowę w dowolnym momencie z poziomu panelu zarządzania (zakładka Ustawienia konta → Usuń konto).
14.2. Usunięcie konta skutkuje natychmiastowym anulowaniem subskrypcji Stripe, usunięciem numeru telefonu z Twilio oraz trwałym usunięciem wszystkich danych Klienta (call logs, transkrypcje, nagrania, ustawienia).
14.3. Niewykorzystane środki z salda prepaid podlegają zwrotowi na wskazany rachunek bankowy w terminie 14 dni od zamknięcia konta, pomniejszone o koszty już zrealizowanych usług.
14.4. Usługodawca może rozwiązać umowę z 30-dniowym okresem wypowiedzenia w przypadku naruszenia przez Klienta postanowień Regulaminu.
14.5. W przypadku braku płatności przez okres 30 dni, konto Klienta zostaje automatycznie usunięte wraz ze wszystkimi danymi.
15.1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Klient zostanie powiadomiony o zmianach e-mailem na 14 dni przed ich wejściem w życie.
15.2. W przypadku braku akceptacji zmian, Klient ma prawo wypowiedzieć umowę przed dniem wejścia w życie zmian.
15.3. Wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
15.4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 15 czerwca 2026 roku.
Data ostatniej aktualizacji: 15 czerwca 2026